Telefonia VoIP: come risparmiare con centralino telefonico Cloud

In generale, il VoIP (oppure centralino telefonico Cloud) si riferisce a tutti i metodi di trasmissione vocale sui canali IP, comprese le cose che non sono legate alla telefonia, come l'attivazione di avvisi o il funzionamento di sistemi di sorveglianza. Ma ora parleremo dell'applicazione specifica di questa tecnologia che la maggior parte di noi deve affrontare: la telefonia IP.

Cos'è la telefonia IP

La telefonia IP è una comunicazione telefonica effettuata non attraverso linee di comunicazione cablate convenzionali, ma attraverso reti di dati che utilizzano protocolli appositamente sviluppati per questo scopo. Lo sviluppo attivo di questo tipo di comunicazione è iniziato nel 1999 dopo la comparsa del protocollo SIP, che si è rivelato abbastanza comodo e semplice da implementare e utilizzare. A causa del basso costo di una chiamata, della facilità di configurazione e dell'elevata qualità della comunicazione, la telefonia IP sta sostituendo le tradizionali reti telefoniche cablate. Utilizzando la telefonia IP, puoi chiamare non solo i dispositivi collegati alla rete, ma anche i normali telefoni fissi e cellulari. Per questo vengono utilizzati gateway speciali dislocati in tutto il mondo.

Quando si effettua una chiamata tramite un sistema di telefonia IP, la voce viene convertita in un pacchetto di dati tramite un codec speciale. I dati vengono inviati tramite reti IP, ovvero tramite Internet, al destinatario, dove vengono decodificati in un segnale vocale. A differenza di una rete telefonica convenzionale, un utente con un numero specifico assegnato a lui può essere ovunque, purché il luogo in cui si trova ora disponga di Internet e di apparecchiature per le chiamate. Inoltre, un laptop e persino uno smartphone sono sufficienti come tali apparecchiature.

Questo è un importante vantaggio del VoIP. Nella telefonia tradizionale, il costo della comunicazione aumenta con la distanza tra gli abbonati. Nella telefonia IP non c'è differenza dove nel mondo si trovano gli indirizzi, tra i quali devono essere trasmessi i pacchetti di dati, purché siano disponibili: vai al server di telefonia IP utilizzando login e password e parla quanto vuoi , indipendentemente da dove sei ora. Questo offre un altro importante vantaggio: le chiamate interurbane e internazionali diventano molto più economiche.

Gli utenti aziendali della telefonia IP ricevono una serie di vantaggi aggiuntivi quando la utilizzano:

• Ridurre i costi di comunicazione. Inoltre, all'interno di un'azienda, la comunicazione diventa spesso gratuita anche quando si lavora in un ufficio distribuito o in una struttura regionale sviluppata.
• Ampliamento delle funzionalità rispetto alla telefonia convenzionale. Diventano disponibili funzioni come il trasferimento delle chiamate a un altro utente, inclusi i numeri di cellulare, la registrazione di conversazioni e lo svolgimento di conferenze con il collegamento di partecipanti aggiuntivi durante la conversazione.
• Accesso a tutte le funzioni del servizio in qualsiasi punto geografico, cosa particolarmente importante quando è necessario organizzare il lavoro a distanza dei dipendenti.
• L'insieme delle funzioni può essere personalizzato per compiti specifici dell'azienda. Ad esempio, è possibile creare elenchi di priorità dei clienti per determinare a quali chiamate verrà data risposta per prime. È disponibile la registrazione dei messaggi vocali, che può essere utilizzata come autoinformatore. Puoi anche creare regole per distribuire il carico di lavoro a ciascun dipendente.
• Integrazione con CRM per raccogliere statistiche e analizzare questi dati.

Naturalmente, per utilizzare la telefonia IP, avrai bisogno di una connessione Internet e della disponibilità di apparecchiature specializzate. Tali apparecchiature possono essere un telefono IP, un'applicazione softphone su un computer/dispositivo mobile o un telefono normale in combinazione con un gateway IP.

Quali apparecchiature sono necessarie per la telefonia IP

Per comunicare con gli abbonati utilizzando la telefonia IP, è possibile utilizzare le seguenti opzioni:

• Telefoni IP. In questo caso, l'apparecchiatura è collegata direttamente alla rete tramite un router dell'ufficio. Non sono necessarie apparecchiature e gateway intermedi. L'uso di un tale telefono per l'utente è quasi simile ai telefoni convenzionali. I telefoni IP possono connettersi alla rete tramite un cavo LAN o tramite Wi-Fi. Sono disponibili sia i dispositivi con ricevitore con filo che i ricevitori radio con base. Nel secondo caso, è possibile collegare più portatili alla base, il che consente di organizzare, ad esempio, un punto di accesso distribuendo i portatili a più dipendenti in ufficio.
• Telefoni ordinari con cornetta cablata o radio. Sono collegati alla rete di telefonia IP tramite il gateway VoIP e, a sua volta, al router, se non è integrato nel gateway VoIP. Questo metodo di connessione è spesso implementato dai provider di servizi Internet che offrono servizi di telefonia. Comodo perché non c'è bisogno di abbandonare i soliti telefoni analogici.

• Softphone o softphone IP. Sono applicazioni per vari sistemi operativi. Installa un programma del genere sul tuo laptop o desktop, imposta la connessione, collega l'auricolare per la comodità del lavoro e vai avanti - lavora. Esistono anche applicazioni di telefonia IP per smartphone. L'utilizzo di tali servizi ti consente di risolvere il più possibile il problema della telefonia con un budget limitato, ma la qualità della comunicazione dipenderà dalla velocità del computer e sul tuo smartphone dovrai mantenere costantemente l'applicazione per la telefonia IP in esecuzione, che non ha il miglior effetto sulla durata della batteria.

La scelta di una specifica configurazione dell'apparecchiatura per la telefonia IP dipende dal budget e dai compiti da risolvere. Ad esempio, se il lavoro prevede il viaggio, è preferibile utilizzare i telefoni cellulari. Per organizzare i call center con un budget limitato, vengono utilizzati i softphone installati sui desktop. Nei casi in cui è necessaria una connessione stabile, di alta qualità e conveniente, è meglio scegliere un telefono IP con un ricevitore cablato o radio o collegare un normale telefono analogico tramite un gateway VoIP.

Esempi di connessione e configurazione della telefonia IP

Per organizzare la comunicazione, è necessario riflettere su alcuni punti. Innanzitutto il tipo di dispositivo da cui verrà effettuata la chiamata e il numero di dipendenti che si prevede di connettersi al VoIP: è importante se si tratterà di computer con cuffie, telefoni o dispositivi mobili, se verrà utilizzato un PBX virtuale . La combinazione di questi fattori determina il metodo e il costo della connessione. Potrebbe essere necessario acquistare apparecchiature aggiuntive: router, switch, prese, cavi, gateway VoIP. Dovresti anche decidere il fornitore e scegliere una tariffa del servizio.

Passiamo ora alla configurazione. Prescriviamo l'indirizzo IP e il routing al gateway VoIP. Colleghiamo il gateway al centralino telefonico automatico. Anche i telefoni IP vengono collegati al PBX, quindi vengono configurati l'indirizzo del server, le porte, l'accesso e la password. Questo può essere fatto tramite il menu del telefono, seguendo le istruzioni del produttore o tramite l'interfaccia web.

Nel secondo caso, devi inserire l'indirizzo IP del telefono nel browser, inserire il login e la password impostati per impostazione predefinita e, dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, impostare le impostazioni necessarie. I telefoni analogici in genere si collegano a un gateway VoIP configurato tramite un jack telefonico RJ-11.

Per connettersi a un sistema di telefonia IP e valutarne le capacità, non è necessario avere a portata di mano un telefono IP hardware. È possibile utilizzare uno dei softphone o dei servizi online. Tutti gli operatori offrono servizi utili come cambio di chiamata, interfono, definizione delle priorità, registrazione delle chiamate, connessione ad analisi e servizi CRM.

L'impostazione di una connessione ai fornitori di servizi di telefonia IP, in generale, è simile per tutti gli operatori. Per connettersi, è necessario registrare gli indirizzi del server e i numeri di identificazione nella rete nei telefoni IP, gateway VoIP e softphone secondo le istruzioni di uno specifico fornitore di servizi. Dopo la connessione, puoi iniziare a chiamare clienti, colleghi, partner e clienti.